Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Jak skutecznie zadbać o bezpieczeństwo firmowych danych? Elektroniczny obieg dokumentów to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, dzięki któremu Ty i Twoi klienci będziecie mogli zawsze spać spokojnie.
Chyba każdy zna co najmniej jeden przypadek wycieku wrażliwych danych z kont pocztowych czy bankowych, np. w wyniku ataków hackerskich albo phishingu. Takie sytuacje mogą generować poważne konsekwencje prawne i finansowe, zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i klientów powierzających firmie swoje dane. Mogą również mocno nadszarpnąć reputację firmy, obniżając jej wiarygodność czy konkurencyjność.
Dokumenty w formie fizycznej mogą ulec nie tylko kradzieży. Narażone są również na zniszczenie (np. w pożarze) czy zagubienie. Dziś zdecydowanie korzystniejszą opcją jest dla nich nie tradycyjny, ale elektroniczny obieg dokumentów.
Obieg dokumentów w środowisku cyfrowym pozwala zarządzać dokumentacją w sposób wygodny i efektywny. Umożliwia łatwy i szybki dostęp do firmowych danych z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Dokumenty przechowywane w wirtualnym archiwum są zdecydowanie bezpieczniejsze, niż w obiegu tradycyjnym, należy jednak pamiętać, że aby w pełni zapobiec ich utracie albo wyciekowi, warto skorzystać z kilku użytecznych rozwiązań.
Jakich?
Po pierwsze, warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenia systemu. Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie, wybieraj oprogramowanie doświadczonych i sprawdzonych dostawców, odpowiadające nie tylko na potrzeby Twojego przedsiębiorstwa, ale też na dzisiejsze wyzwania związane z bezpieczeństwem danych.
Stojąc przed wyborem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów upewnij się, że dostawca przewidział ewentualne potrzeby związane z przywracaniem danych. Ważne jest też codzienne wsparcie ekspertów – dowiedz się, czy dostawca wybranego przez ciebie rozwiązania prowadzi support, czy społeczność użytkowników jest rozwinięta na tyle, by stanowić dobre źródło wiedzy dotyczące korzystania z możliwości narzędzia. Tylko wtedy możesz mieć pewność, że w razie jakichkolwiek wątpliwości będziesz mógł liczyć na wsparcie.
Warto też upewnić się, że dostęp do poszczególnych danych i dokumentów znajdujących się w systemie są przyznawane odpowiednim członkom zespołu. Dzięki temu zyskasz pewność, że wgląd we wrażliwe dane będą mieć tylko ci pracownicy, którzy potrzebują ich, by móc wykonać swoje obowiązki, tymczasem reszta organizacji nie powinna mieć do nich dostępu.
Dokumenty elektroniczne trudniej utracić, zniszczyć i wykraść. Wdrażając w firmie ich elektroniczny obieg, możesz skuteczniej chronić swoje dane oraz dane swoich klientów. Wpłynie to pozytywnie na wizerunek i wiarygodność Twojego przedsiębiorstwa.
Pamiętaj, że choć oprogramowanie wykona ogromną ilość zadań za Ciebie, to czasami warto mu pomóc. Poznaj dobrze jego funkcjonalności. Upewnij się, że Twoje dokumenty są zabezpieczone hasłami, zaszyfrowane, a dostęp do nich został rozsądnie rozdysponowany.
Fot.: materiał prasowy Klienta.
