Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Zorganizowanie konferencji biznesowej to nie lada wyzwanie, ponieważ wiąże się z przygotowaniami na wielu płaszczyznach. Przede wszystkim planować należy z odpowiednim zapasem czasu — spontaniczne działanie na ostatnią chwilę na pewno się tu nie sprawdzi. Jeśli chcesz, aby Twoja konferencja przyciągnęła tłumy i była wydarzeniem na najwyższym poziomie, koniecznie sprawdź, jakie kroki należy w tym celu podjąć.
Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję cykliczną, czy też jednorazowe wydarzenie, powinieneś opracować szczegółowy plan działania. Bez odpowiedniej strategii nawet pozornie oczywiste kwestie mogą okazać się problemem i to w najmniej oczekiwanym momencie. Aby więc uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i odnieść sukces zadbaj o każdy element, krok po kroku.
Planowanie konferencji należy zacząć od ustalenia miejsca i czasu spotkania. Zanim wybierzesz termin, zorientuj się, jak prezentuje się kalendarz wszystkich ważnych wydarzeń w Twojej branży i ustal datę odpowiadającą wszystkim prelegentom i gościom, na których najbardziej Ci zależy. Określ, jak dużo mówców będzie występować, to pozwoli określić, jak długo potrwa konferencja.
Miejsce organizacji konferencji to jeden z ważniejszych czynników, ponieważ będzie to swego rodzaju wizytówka. Pierwsze wrażenie jest najważniejsze, dlatego warto zadbać o każdy szczegół: dogodną lokalizację, ładnie prezentujący się budynek oraz oczywiście salę konferencyjną, przygotowaną profesjonalnie zarówno pod względem technicznym, jak i wizualnym.
Miejsce konferencji oraz wyposażenie sali jest kluczowe, dlatego warto pomóc sobie w tej kwestii i zatrudnić firmę specjalizującą się w wyposażeniu sal konferencyjnych. W tym celu zachęcamy do odwiedzenia strony https://hdcinema.pl/sale-konferencyjne i zapoznania się z ofertą.
Aby dobrze zorganizować konferencję, warto określić jak duże będzie to spotkanie, co jest głównym celem konferencji oraz co będzie tematem przewodnim. Każde wydarzenie biznesowe wymaga przygotowania nie tylko technicznego, ale i merytorycznego. W tym celu należy opracować scenariusz i obmyślić tematykę, która będzie nieustannie krążyć wokół tematu przewodniego konferencji — dzięki temu unikniesz chaosu. Warto też ustalić, do kogo będziesz się zwracać; wybór skonkretyzowanej grupy docelowej ułatwi dobór ciekawych prelegentów.
Program konferencji musi uwzględniać zarówno podejmowane tematy, jak i osoby, które będą przemawiać. Aby przyciągnąć uczestników, należy przedstawić szczegółowy harmonogram wystąpień. Rozpiska powinna zawierać: tematy prezentacji, nazwiska mówców, dokładne godziny oraz daty wykładu, jeśli konferencja rozłożona jest na kilka dni. Warto w tym celu stworzyć stronę internetową poświęconą wydarzeniu i tam zaprezentować sylwetki kluczowych mówców oraz zagadnienia, które zostaną przez nich podjęte.
Jeśli postanowiłeś zorganizować konferencję, z pewnością wiesz, że nie dasz rady przygotować jej w pojedynkę. W dniu konferencji wszystko musi być dopięte na ostatni guzik, jednak żeby tak się stało, wcześniej musisz otoczyć się ludźmi, na których możesz polegać. Zbierz zespół zaufanych osób i zorganizuj kilka grup, tak aby każda z nich mogła działać na konkretnym obszarze.
Każdy event wymaga podjęcia wielu istotnych działań organizacyjnych, dlatego warto podzielić się pracą według napisanego wcześniej planu. Powinieneś mieć ludzi od: logistyki, administracji, marketingu i finansów. Twoim zadaniem będzie przedstawienie im koncepcji wydarzenia oraz planu, który będziecie wspólnie realizować. Jako organizator, jesteś osobą decyzyjną i w pełni odpowiadasz za podejmowane działania — kieruj wszystkimi zaangażowanymi osobami w taki sposób, aby stworzyć przyjemną atmosferę; motywuj ich do działania, a z pewnością odniesiecie sukces.
Koniecznie zadbaj o przerwy między poszczególnymi panelami, w trakcie których uczestnicy będą mogli napić się kawy i coś zjeść. Czasami miejsca, w których organizowane są konferencje oferują swój catering, z którego zdecydowanie warto skorzystać. W przeciwnym wypadku musisz wprowadzić zewnętrznych dostawców i zapewnić swoim gościom zarówno ciepłe posiłki, jak i przekąski. Pamiętaj o specjalnych wymaganiach dietetycznych! Aby nikt nie poczuł się pokrzywdzony, powinieneś zadbać o to, żeby część dań była wegetariańska, wegańska i bez glutenu — dziś jest to standard.
Konferencja naszpikowana wykładami prowadzonymi przez samych znamienitych gości wymaga sporego budżetu, nie mówiąc już o opłaceniu sali konferencyjnej, transportu, sprzętu technicznego i cateringu. Powinieneś pomyśleć o zewnętrznych źródłach finansowania. Znajdź sponsorów, którzy finansują podobne wydarzenia — najlepiej, jeśli znajdziesz takich, którzy są związani z tematem konferencji lub Twoją branżą. Znalezienie sponsorów ma kluczowy wpływ na budżet, a im większy budżet, tym wyższy poziom organizowanego spotkania, dlatego też nie należy tej kwestii zaniedbywać.
Ostatnim etapem jest nakłonienie ludzi do uczestnictwa i zapisanie ich na event. Zadbaj o stronę wydarzenia, na której umieścisz dokładne informacje na temat konferencji, w tym także sponsorów i patronów medialnych. Stworzenie profesjonalnej strony internetowej to jedno, ale nie możesz zapomnieć o promowaniu konferencji w mediach społecznościowych.
Ponadto zaproś dziennikarzy i zadbaj, aby konferencja miała duży rozgłos jeszcze długo po jej zakończeniu — dzięki temu Twoja firma wzbudzi zainteresowanie, a kolejne wydarzenie przyciągnie jeszcze więcej chętnych.
Po zakończeniu konferencji nadchodzi czas na podsumowanie i zebranie opinii na jej temat. Rozeznanie w tej kwestii może wydawać się zbędne, jednak będzie niezwykle pomocne przy okazji planowania następnej konferencji.
Doświadczenie branżowe sugeruje skontaktowanie się ze wszystkimi osobami i firmami zaangażowanymi w projekt i podziękowanie im za trud włożony w organizację tego przedsięwzięcia. Zarówno prelegenci, jak i wolontariusze czy dostawcy z pewnością docenią ten gest i prawdopodobnie będą zainteresowani kolejną współpracą.
Ponadto powinieneś zasięgnąć szczerej opinii na temat organizacji eventu oraz zapytać, co ewentualnie należałoby poprawić i jakie zmiany wprowadzić, aby następnym razem było lepiej. Możesz, np. za pośrednictwem maila, rozesłać ankiety, w których zapytasz swoich gości i prelegentów, jak bardzo podobała im się konferencja oraz czy chętnie wzięliby udział w następnej.
Pielęgnowanie znajomości przedstawia zarówno Ciebie, jak i Twoją firmę w dobrym świetle, a informacje zwrotne pomagają lepiej zrozumieć odbiorców. Pamiętaj, że konstruktywna krytyka jest równie ważna co dobra opinia. Otwórz się na głos innych, a jeszcze bardziej się rozwiniesz!
Zdjęcie główne: crystal710/pixabay.com
