Home office to wielka rewolucja w zakresie kultury pracy. Po burzliwym okresie wdrażania się w rytm pracy zdalnej, pora na poznanie narzędzi i strategii wspierających produktywność nas samych i naszych pracowników.
Zawirowania roku 2020 zmusiły większość firm do stawienia czoła pracy w trybie home office. To, co dotychczas cechowało niewiele przedsiębiorstw i było raczej przynętą i dodatkowym benefitem dla pracownika, z dnia na dzień stało się ogólnie obowiązującą normą. Z pracą zdalną wiąże się jednak nie tylko zmiana otoczenia.
Wszelkie obszary, o które nasze domowe biuro jest uboższe w stosunku do tego oficjalnego, muszą zostać zastąpione przy wykorzystaniu technologicznych narzędzi, a to z kolei wiąże się z koniecznością zdobycia nowych kompetencji i umiejętności. Administracyjnych i technicznych wyzwań jest sporo, dlatego przedstawiamy kilka wskazówek dla tych, którzy jeszcze nie czują się pewnie na tej nowej ścieżce.
Jak bardzo banalnie by to nie brzmiało, praca to przede wszystkim ludzie i przestrzeń, która tworzy się w interakcjach między nimi podczas bezpośredniej współpracy. Praca zdalna wymaga od nas odtworzenia tej przestrzeni w jak najbardziej kompleksowy sposób, umożliwiający sprawną komunikację między wszystkimi pracownikami w firmie. W tym idealnie spełniają swoje zadanie chmury. Ich zaletą jest fakt, że już wcześniej większość przedsiębiorstw korzystała z nich w różnym zakresie, więc transfer nie będzie aż tak wielkim przedsięwzięciem i nie będzie generował niepotrzebnych opóźnień w pracy.
Rozwiązania chmurowe są uważane za przyszłość biznesu tak, jak przed wieloma laty Internet. Ich największy potencjał tkwi zdecydowanie w kompleksowych rozwiązaniach. Na rynku istnieje szeroka oferta narzędzi w formie gotowych pakietów, dzięki którym wszystkie najważniejsze gałęzie są zintegrowane, komunikacja jest transparentna, a ilość spotkań i e-maili może zostać ograniczona do minimum. Dodatkowo, podczas gdy wszyscy lub większość pracowników wykonuje swoje obowiązki w domach, praca w chmurze zapewnia naszej działalności bezpieczeństwo, bo służy za ekwiwalent firmowego serwera.
Sprawna komunikacja to podstawa. Tutaj rozwiązań jest wiele, od znanego Skype’a, przez Slacka i Google Hangouts, aż po Microsoftowe Teamsy. Te dwa ostatnie umożliwiają tworzenie wideokonferencji z pokaźną liczbą uczestników i widzów, a dodatkowo na czas pandemii usunęły opłaty za pełne wersje produktów.
Obieg dokumentów to jeden z wielu filarów organizacji pracy. Wszystkie elektroniczne wersje mogą być bez problemu umieszczane w popularnych przestrzeniach chmurowych Google czy Dropbox Business lub na mniejszych dyskach, takich jak DocuSafe, EDI czy WorkFlow. Gdy mowa o dokumentach, trudno nie wspomnieć o wyzwaniach dotyczących ich podpisywania. W tym celu najlepszym rozwiązaniem jest cyfrowy podpis kwalifikowany, mający taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis na papierze. Chętnie używane narzędzia w tym zakresie to Asseco Data Systems i podpis Autenti by InfoCert.
Nie wszyscy pracownicy tak samo dobrze radzą sobie z priorytetyzowaniem obowiązków i organizacją czasu pracy. Jest to wyzwanie zwłaszcza dla tych osób, dla których home office to coś zupełnie nowego. W takich sytuacjach niezbędne okazują się wirtualne tablice i programy do zarządzania zadaniami, wśród których są Trello, Microsoft Planner i Evernote. Ten pierwszy zbiera pochlebne opinie i jest uniwersalny, głównie przez swoją prostotę – funkcjonuje jako wirtualna tablica, na której umieszczane są listy zadań do wykonania.
Jak widać ilość narzędzi, z których możemy korzystać podczas pracy zdalnej, jest spora, a kolejne produkty lub aktualizacje pojawiają się na bieżąco. Przed wyborem konkretnej ścieżki warto zrobić dokładny research i dowiedzieć się, który z pakietów najlepiej dopasuje się do naszych potrzeb i specyfiki prowadzonego przez nas biznesu. Mimo konieczności oswojenia się z tą – dla wielu nadal dość dziką – przestrzenią pracy, należy pamiętać, iż jest to krok o tyle ważny, że nieunikniony, a korzyści płynące z inteligentnego wdrożenia systemów chmurowych w naszej firmie mogą być naprawdę ogromne.
