Home office to wielka rewolucja w zakresie kultury pracy. Po burzliwym okresie wdrażania się w rytm pracy zdalnej, pora na poznanie narzędzi i strategii wspierających produktywność nas samych i naszych pracowników.
Jak poukładać pracę i jakich narzędzi używać na home office?
Zawirowania roku 2020 zmusiły większość firm do stawienia czoła pracy w trybie home office. To, co dotychczas cechowało niewiele przedsiębiorstw i było raczej przynętą i dodatkowym benefitem dla pracownika, z dnia na dzień stało się ogólnie obowiązującą normą. Z pracą zdalną wiąże się jednak nie tylko zmiana otoczenia.
Wszelkie obszary, o które nasze domowe biuro jest uboższe w stosunku do tego oficjalnego, muszą zostać zastąpione przy wykorzystaniu technologicznych narzędzi, a to z kolei wiąże się z koniecznością zdobycia nowych kompetencji i umiejętności. Administracyjnych i technicznych wyzwań jest sporo, dlatego przedstawiamy kilka wskazówek dla tych, którzy jeszcze nie czują się pewnie na tej nowej ścieżce.
Praca w chmurze
Jak bardzo banalnie by to nie brzmiało, praca to przede wszystkim ludzie i przestrzeń, która tworzy się w interakcjach między nimi podczas bezpośredniej współpracy. Praca zdalna wymaga od nas odtworzenia tej przestrzeni w jak najbardziej kompleksowy sposób, umożliwiający sprawną komunikację między wszystkimi pracownikami w firmie. W tym idealnie spełniają swoje zadanie chmury. Ich zaletą jest fakt, że już wcześniej większość przedsiębiorstw korzystała z nich w różnym zakresie, więc transfer nie będzie aż tak wielkim przedsięwzięciem i nie będzie generował niepotrzebnych opóźnień w pracy.
Rozwiązania chmurowe są uważane za przyszłość biznesu tak, jak przed wieloma laty Internet. Ich największy potencjał tkwi zdecydowanie w kompleksowych rozwiązaniach. Na rynku istnieje szeroka oferta narzędzi w formie gotowych pakietów, dzięki którym wszystkie najważniejsze gałęzie są zintegrowane, komunikacja jest transparentna, a ilość spotkań i e-maili może zostać ograniczona do minimum. Dodatkowo, podczas gdy wszyscy lub większość pracowników wykonuje swoje obowiązki w domach, praca w chmurze zapewnia naszej działalności bezpieczeństwo, bo służy za ekwiwalent firmowego serwera.
Jak pozostać w kontakcie?
Sprawna komunikacja to podstawa. Tutaj rozwiązań jest wiele, od znanego Skype’a, przez Slacka i Google Hangouts, aż po Microsoftowe Teamsy. Te dwa ostatnie umożliwiają tworzenie wideokonferencji z pokaźną liczbą uczestników i widzów, a dodatkowo na czas pandemii usunęły opłaty za pełne wersje produktów.
Wirtualne stosy dokumentów
Obieg dokumentów to jeden z wielu filarów organizacji pracy. Wszystkie elektroniczne wersje mogą być bez problemu umieszczane w popularnych przestrzeniach chmurowych Google czy Dropbox Business lub na mniejszych dyskach, takich jak DocuSafe, EDI czy WorkFlow. Gdy mowa o dokumentach, trudno nie wspomnieć o wyzwaniach dotyczących ich podpisywania. W tym celu najlepszym rozwiązaniem jest cyfrowy podpis kwalifikowany, mający taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis na papierze. Chętnie używane narzędzia w tym zakresie to Asseco Data Systems i podpis Autenti by InfoCert.
Z pomocą w planowaniu
Nie wszyscy pracownicy tak samo dobrze radzą sobie z priorytetyzowaniem obowiązków i organizacją czasu pracy. Jest to wyzwanie zwłaszcza dla tych osób, dla których home office to coś zupełnie nowego. W takich sytuacjach niezbędne okazują się wirtualne tablice i programy do zarządzania zadaniami, wśród których są Trello, Microsoft Planner i Evernote. Ten pierwszy zbiera pochlebne opinie i jest uniwersalny, głównie przez swoją prostotę – funkcjonuje jako wirtualna tablica, na której umieszczane są listy zadań do wykonania.
Jak widać ilość narzędzi, z których możemy korzystać podczas pracy zdalnej, jest spora, a kolejne produkty lub aktualizacje pojawiają się na bieżąco. Przed wyborem konkretnej ścieżki warto zrobić dokładny research i dowiedzieć się, który z pakietów najlepiej dopasuje się do naszych potrzeb i specyfiki prowadzonego przez nas biznesu. Mimo konieczności oswojenia się z tą – dla wielu nadal dość dziką – przestrzenią pracy, należy pamiętać, iż jest to krok o tyle ważny, że nieunikniony, a korzyści płynące z inteligentnego wdrożenia systemów chmurowych w naszej firmie mogą być naprawdę ogromne.
Blue Whale Press sp. z o.o.