Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Przemyślane podejście do zarządzania dokumentacją magazynową zdecydowanie ułatwia prowadzenie firmy. Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie jednak sprawę z tego, że prawidłowe prowadzenie dokumentacji jest wymagane aktualnie obowiązującymi przepisami. Dokument WZ (pod tym skrótem kryje się wydanie zewnętrzne) to najczęściej wystawiany dokument tego typu.
Jeżeli więc zachodzi konieczność wydania klientom towarów lub materiałów, WZ idealnie się do tego nadaje. Wydanie zewnętrzne stosuje się na przykład wtedy, gdy klient kupuje towar, a następnie musi odebrać go z magazynu sprzedawcy. Oczywiście WZ nie jest jedynym dokumentem magazynowym, bo w zależności od sytuacji można stosować również rozchód wewnętrzny (RW) i przesunięcie międzymagazynowe (MM).
Wraz z dokumentem WZ wystawiana jest faktura lub inny dokument potwierdzający sprzedaż. Klient chcący odebrać towar powinien więc wraz z otrzymaniem faktury otrzymać również wydanie zewnętrzne, bez którego pracownik magazynu nie będzie chciał wydać mu towaru. WZ zostaje wówczas w rękach pracownika, natomiast fakturę klient zabiera wraz z towarem.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wystawianie dokumentów typu wydanie zewnętrzne jest niezbędne w przypadku tych klientów, którzy korzystają z ksiąg handlowych. W przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów teoretycznie nie jest to wymagane, ale jednocześnie trudno zachować porządek w wewnętrznym systemie informatycznym bez używania tego typu dokumentów.
Na szczęście przygotowywanie WZ według specyfiki dostarczanego towaru wcale nie musi być skomplikowane, szczególnie jeżeli korzysta się z nowoczesnego programu obsługującego gospodarkę magazynową. W takim przypadku wystarczy po prostu wykonać kilka kliknięć, a wydanie zewnętrzne zostanie automatycznie przygotowane. Warto również mieć na uwadze, że każdy podatnik podlega obecnie pod obowiązek podatkowy. Nic więc dziwnego, że nawet małe i średnie firmy decydują się na korzystanie z programu do fakturowania transakcji i wystawiania potrzebnego w danym momencie dokumentu księgowego.
Najczęściej dokumenty do obrotu magazynowego wystawiane są przez przedstawicieli handlowych, kierownika magazynu lub zwykłych pracowników biurowych, którzy mają kontakt z klientami. Zgodnie z zapisami znajdującymi się w rozporządzeniu ministra finansów, dokumenty WZ nie mogą być uwzględniane jako dowód księgowy. Dlatego też do każdego wydania zewnętrznego należy wystawić fakturę w ciągu maksymalnie siedmiu dni. Niezależnie jednak od tego, czy WZ jest dowodem księgowym, czy też nie, prawidłowo wypełniony dokument powinien zawierać kilka standardowych pól. Daje to pewność, że odbiorca otrzyma towar zgodnie z opisem, a wydanie materiałów będzie przebiegało sprawnie.
Najważniejsze elementy dokumentu WZ to przede wszystkim numer. Każde wydanie zewnętrzne musi mieć inny, unikalny numer. Do tego dochodzi aktualna data (zarówno wystawienia, jak i rzeczywistego wydania towaru), oznaczenie wydawanego towaru lub materiału, cena i ilość oraz dane osoby lub firmy, która odebrała towar. Ostatnim obowiązkowym elementem jest podpis osoby, która wystawiła wydanie zewnętrzne.
Jak widać dokument WZ to nie tylko ułatwienie dla firmy handlowej, ale też dla klienta i pracowników magazynu. Ci ostatni mogą dzięki temu sprawdzić, co dokładnie mają wydać klientowi. Tym samym podczas wystawienia WZ można przyspieszyć wiele czynności niezależnie od tego, czy firma zajmuje się sprzedażą wyrobów gotowych, czy materiałów. Podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu daje natomiast możliwość zweryfikowania transakcji w przypadku wystąpienia jakichś nieprawidłowości. WZ zwiększają więc szanse na prawidłowość dostaw i pozwalają uzyskać sprawny rozchód towarów.
Jeżeli chcesz uniknąć problemów i ułatwić sobie zarządzanie dokumentami, postaw na wydanie zewnętrzne w intuicyjnym programie księgowym. Szczegóły znajdziesz na stronie https://www.rafsoft.net/dokument-wz/. Wspomniany program to świetny wybór dla małych, średnich i dużych firm, szczególnie jeżeli występuje w nich obrót magazynowy. Program faktura VAT jest prosty w obsłudze, a jednocześnie ma bardzo dużo możliwości. Na stronie programu dostępny jest specjalny blog, w którym można znaleźć wiele artykułów związanych z fakturowaniem dokumentów.
Nie trzeba jednak w ciemno kupować żadnego oprogramowania do faktur, bo każdy użytkownik zainteresowany tym rozwiązaniem może bezpłatnie przetestować wybraną przez siebie aplikację. Po pobraniu programu można go używać aż przez 31 dni, co w zupełności wystarczy do tego, aby samemu przetestować wszystkie istotne rozwiązania. W przypadku wystąpienia dodatkowych pytań można natomiast skontaktować się z przedstawicielem handlowym.
Fot.: materiał prasowy Klienta.
