Technologia w biznesie

Według badań pracownicy firm spędzają średnio do 28% swojego czasu pracy na przetwarzaniu poczty elektronicznej. Niewątpliwie ta czynność jest niezwykle ważna, ale spędzanie na niej nawet 13 godzin tygodniowo wydaje się mało efektywne. W tym artykule prezentujemy więc listę przydatnych funkcji Gmaila, które pozwolą zaoszczędzić czas i pracować wydajniej. Stwórz szablon wiadomości Funkcja „Szablon odpowiedzi” umożliwia uniknięcie ciągłego pisania tych samych maili. Jak aktywować funkcję? Przejdź w „Ustawienia” i kliknij przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”; wejdź w zakładkę „Zaawansowane”; w sekcji „Szablony” wybierz opcję „Włącz”; zapisz zmiany. Aby utworzyć szablon, użyć go lub usunąć, musisz wybrać opcję „Więcej” podczas pisania maila i kliknąć element „Szablony” w menu, które się otworzy. Zaplanuj wysyłkę Dzięki jednej z funkcji możesz zaplanować wysyłkę wiadomości na określony dzień i godzinę. Jak to zrobić: po zakończeniu pisania wiadomości e-mail kliknij strzałkę obok przycisku „Wyślij”, wybierz opcję „Zaplanuj wysyłanie”, a następnie wprowadź żądaną datę i godzinę. Ustaw automatyczne grupowanie wiadomości Gmail ma przydatną funkcję dla tych, których skrzynka odbiorcza jest zaśmiecona mailami. Użytkownicy mogą tworzyć automatyczne reguły sortowania wiadomości e-mail w folderach. Możesz przekierować listy adresowe, listy od określonych nadawców lub wiadomości na określone tematy do oddzielnych folderów. Aby ustawić automatyczne sortowanie wiadomości: Otwórz wybranego maila; kliknij ikonę „Więcej” (trzy kropki) na pasku narzędzi, aby wyświetlić menu; wybierz „Filtruj podobne wiadomości e-mail”; ustaw kryteria, według których chcesz grupować wiadomości. Możesz grupować wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub wiadomości e-mail na określony temat. Ponadto możesz sortować wiadomości, które zawierają określone słowa kluczowe lub odwrotnie – nie zawierają ich. Na koniec kliknij przycisk „Utwórz filtr”. Utwórz listę rzeczy do zrobienia w skrzynce odbiorczej Gmail Jeśli jak większość ludzi spędzasz dużo czasu na sortowaniu wiadomości e-mail, aby dowiedzieć się, co w ogóle musisz zrobić, polecamy funkcję tworzenia listy zadań bezpośrednio w Gmailu. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest możliwość umieszczenia zadań z listy bezpośrednio w kalendarzu Google. Blokuj wiadomości od określonego nadawcy Niechciane maile to zmora produktywności! Wielu użytkowników nie zdaje sobie z tego sprawy, ale oprócz standardowego filtra spamu, można zablokować otrzymywanie wiadomości od określonego kontaktu. Funkcja dostępna jest w zakładce „Filtry i zablokowane adresy” w „Ustawieniach”. Sortuj podobne wiadomości dzięki etykietom i kolorom Funkcja etykiet („Ustawienia” -> „Etykiety”) pozwoli Ci zaoszczędzić czas i sprawia, że znajdowanie ważnych maili jest mniej frustrujące. Dodatkowo możesz też użyć kolorów, by wizualnie wyróżnić konkretne etykiety. Warto też zwrócić uwagę na prosty znacznik gwiazdki przy temacie wiadomości – tutaj również możesz ustawić kilka kolorów („Ustawienia” -> „Ogólne”). Automatycznie wysyłaj wiadomości podczas nieobecności Wydaje się to banalne, ale nadal wiele osób nie korzysta z tej możliwości. Tymczasem jest to prosta funkcja, która pomoże uniknąć wielu nieporozumień. Nadawcy od razu wiedzą, że jesteś nieobecny, a dzięki rozbudowanym opcjom możesz łatwo skonfigurować wygląd i treść takiej automatycznej odpowiedzi.