Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Od pewnego czasu przedsiębiorcy coraz częściej słyszą o Krajowym Systemie e-Faktur. Część z nich już decydowała się na wdrożenie tego rozwiązania w swojej firmie, inni się wahają, a jeszcze inni zastanawiają się, o co właściwie chodzi. Sprawdźmy więc, co o tym systemie wiedzieć trzeba.
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, jest rozwiązaniem powstałym z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Wiąże się z możliwością wystawiania, wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo ma to zwiększyć kwotę, jaka wpływa do budżetu w związku z podatkiem VAT. Jednak są też pewne benefity dla firm, które mają skłonić do dobrowolnego przejścia na KSeF. Dla jednych przedsiębiorców jest to wystarczająca zachęta, dla innych niekoniecznie. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że chociaż na razie Krajowy System e-Faktur na razie jest dobrowolny, to docelowo ma się stać narzędziem, z jakiego obowiązkowo będą korzystać wszystkie przedsiębiorstwa.
Z KSeF może korzystać tak naprawdę każdy przedsiębiorca. Ponieważ w grę wchodzi podatek VAT, to wydawałoby się, że jest to coś dla vatowców. Jednak rozwiązanie to jest czymś, co jest dostępne również dla firm, które są zwolnione z konieczności odprowadzania podatku VAT. Z oprogramowania może korzystać podatnik i upoważnione przez niego osoby, na przykład pracownicy. Każda z osób może mieć inny poziom uprawnień. Aby móc korzystać z KSeF trzeba posiadać podpis zaufany, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i podpis elektroniczny, a także token generowany przez KSeF. Jak już wspomnieliśmy, na razie system jest dobrowolny. Natomiast od drugiego kwartału 2023 roku będzie obowiązkowy.
Zasada działania polega na tym, że w systemie każdy przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Każda będzie mieć format XML i zawierać kompletne dane wymagane przez ustawę. Istotne, jest to, że KSeF można przyrównać do centralnej bazy faktur, w której znajdują się wszystkie faktury. Umieszczony w bazie dokument jest przechowywany przez 10 lat i posiada unikatowy numer, jaki system przypisuje po weryfikacji zgodności danych ze wzorem.
Naturalne, że wobec wprowadzanych zmian, o których niewiele wiadomo, podchodzimy raczej ostrożnie. Nie inaczej jest w tym przypadku. Ponieważ system nie jest obowiązkowy, nie wszystkie firmy się na niego decydują. Jednak rząd, żeby zachęcić nas do tego rozwiązania, przygotował pakiet korzyści. Jeśli jesteśmy vatowcami, to docenimy możliwość szybszego zwrotu podatku. Czas skraca się z 60 do 40 dni. Wszyscy będą zadowoleni z tego, że nie będą musieli archiwizować i przechowywać faktur, bo wszystko będzie w systemie i to KSeF będzie odpowiadać za archiwizację i bezpieczeństwo. Ponadto może to być również wsparcie, kiedy obawiamy się kłopotów z dłużnikami. Ponieważ odbiór faktury się potwierdza i zawsze jest w tym samym formacie, odbiorca nie może powiedzieć, że jej nie dostał lub nie może odczytać.
Fot.: materiał prasowy Klienta.
