Czas pandemii przyniósł nowe wyzwania dla pracodawców i pracowników – nikt nie spodziewał się, że pojawią się one tak gwałtownie. Jednym z nich stało się zapewnienie skutecznej komunikacji wewnętrznej podczas pracy zdalnej. Jednym z narzędzi, które pomogło uporać się z tymi trudnościami, jest intranet. Jak funkcjonuje w praktyce?
Określeniem tym nazywamy sieć wewnętrzną, czyli o ograniczonym dostępie dla osób postronnych. Funkcjonuje tylko wtedy, gdy mamy dostęp do internetu, ale jej specyfiką jest właśnie możliwość wyznaczania tego, kto będzie miał do niej dostęp, kto zaś zostanie wykluczony. Daje więc szansę dostępu do dużej ilości materiałów wewnętrznych, szansę szybkiej i łatwej komunikacji, z której korzystają pracownicy.
Chociaż dzisiaj kojarzony jest przede wszystkim z pracą zdalną w przedsiębiorstwach prywatnych, to jego korzyści doceniają także instytucje naukowe. Początki tej technologii, jak wielu innych używanych współcześnie w sektorze cywilnym, związane były z wojskiem. Obecnie intranet również bywa stosowany w armii.
Korzyści, jakie daje intranet, można dostrzec na wielu poziomach. Przede wszystkim jest to usprawnienie komunikacji w firmie – w czasie obostrzeń i lockdownu umożliwiał porozumiewanie się na dobrym poziomie. Wszyscy pracownicy podpięci są do jednego systemu, gdzie obowiązują określone reguły. Przepływ informacji jest klarowny – możliwość dezinformacji bardzo się zmniejsza. Warto podkreślić, że jest to szybka droga komunikacji. Można też tworzyć podgrupy tematyczne dotyczące spraw zawodowych lub np. wspólnej integracji. Co istotne: rynek oferuje różne rodzaje platform. Znajdziemy zarówno ofertę dla bardzo dużych przedsiębiorstw, jak i niewielkich firm.
O zaletach intranetu wiele już zostało powiedziane – dodać trzeba takie kwestie, jak nieograniczony czas dostępu pracowników do danych. Istnieje też możliwość całkowitego przekierowania ich do pracy zdalnej, co zwłaszcza w nowych firmach pozwala zaoszczędzić pieniądze wydane na wyposażenie miejsc pracy i wynajem lokalu.
Intranet to oczywiście dodatkowy koszt. Warto, aby platforma była dobrze dobrana do charakteru pracy – zbyt skomplikowany system będzie rodzić opór. Przy swobodnej komunikacji mogą pojawić się publicznie niepożądane treści, których nie można przemilczeć, jak ma to miejsce w komunikacji werbalnej. Dodatkowo intranet musi być dobrze zabezpieczony, by nie stał się obiektem ataku hakerów.
Czas pandemii, zwłaszcza wiosenny lockdown pokazał, że wcześniejsza inwestycja w intranet była przysłowiowym „strzałem w dziesiątkę”. Dlaczego? Wewnętrzna sieć umożliwiła sprawne przejście w tryb pracy zdalnej, bez kosztownych przestojów w pracy. Sami pracownicy, mając już wcześniej styczność z taką organizacją działań firmy, nie musieli być dodatkowo szkoleni, w związku z tym trudności się znacznie zmniejszyły.
Przejście do wirtualnej kultury organizacyjnej wymusiło inne rozłożenie akcentów w podejściu do intranetu. Raport „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii” przygotowany przez Great Digital i Bee Different pokazał, że aż 60% osób, które przeszły w tryb pracy zdalnej, w jakiejś mierze korzysta z intranetu. Okazało się, że poza zarządzaniem strukturą firmy i realizowanymi w niej projektami, sieć zyskała nowe funkcjonalności. Dodatkowo obnażyły się słabości tych rozwiązań, gdzie intranet służył wyłącznie za „wirtualną tablicę ogłoszeń”.
Czas ogromnej niepewności o własne zdrowie, ale też miejsce pracy, to zły moment na zmianę środowiska pracy na home office. Dodatkową trudnością dla wielu osób stało się zamknięcie w czterech ścianach własnego mieszkania. Stąd intranet stał się narzędziem motywowania pracowników i ich wzajemnego wspierania się w trudnej i nowej sytuacji. Jeśli zainteresował Cię temat, przeczytaj coś jeszcze o intranecie i pracy zdalnej.
Zdjęcie główne:Jessica Lynn Lewis/pexels.com
