Jak podnieść efektywność pracy zdalnej?

Wymogi pracy zdalnej, coraz bardziej popularnej z powodu pandemii, nakazują wybór odpowiednich narzędzi. Nowe technologie potrafią usprawnić działania wykonywane w ramach home office – pozwalają na zwiększenie efektywności. Na co warto zwrócić uwagę?

Praca zdalna a efektywność

Wprowadzenie lockdownu wiosną 2020 r. zaskoczyło część przedsiębiorstw, które nie miały wprawy w delegowaniu pracownikom pracy zdalnej lub – z powodu jej charakteru – nie mogły tego zrobić. Część z nich szybko nadrobiła zaległości. To właśnie firmy, które potrafiły przystosować się do nowych realiów, straciły najmniej. Dlaczego wcześniej nie chciano pozwolić pracownikom na wykonywanie swoich zadań z domu?

Najważniejszym powodem była obawa o obniżenie ich efektywności. Tymczasem z regularnie publikowanych badań Salesforce Research wynika, że produktywność pracowników podczas pracy w trybie home office spadła zaledwie o 1%. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zaoszczędzić na wynajmie pomieszczeń biurowych i wyposażeniu miejsc pracy – bardzo możliwe więc, że czekają nas trwałe zmiany na rynku. Ważne jest, aby stworzyć dla pracowników ekosystem technologiczny, który będzie wspierał ich efektywność.

Narzędzia wspierające pracę zdalną

Wyposażenie pracowników w  nowoczesne narzędzia technologiczne jest kluczowe dla organizacji pracy zdalnej. Jej efektywność będzie wysoka wtedy, gdy takie programy będą odpowiadały różnym wyzwaniom spotykanym podczas zdalnej pracy. Będą to rozwiązania wspierające pracę zespołową:

• MS Planner – narzędzie wchodzące w zakres pakietu Office 365, które stanowi kompromis pomiędzy prostą listą zadań do wykonania a skomplikowanymi programami do organizowania pracy projektowej. Dzięki niemu można przydzielać zadania i monitorować stan ich wykonania,

• Asana – aplikacja do zarządzania projektami, występuje w czterech planach abonamentowych, dających zróżnicowane możliwości wykorzystania. Projekty można wykonywać w formie listy zadań lub tablicy zadań,

• Trello – proste w obsłudze narzędzie, które umożliwia planowanie i organizację pracy zdalnej, porządkowanie i przydzielanie zadań.

Programy ułatwiające współpracę pomiędzy pracownikami:

• Office 365 – pakiet określany jako „biuro w chmurze”. Stał się następcą klasycznego pakietu biurowego, jednak nastawiony jest na gromadzenie danych i pracę w chmurze,

• G-Suite – pakiet inteligentnych aplikacji oferowanych przez Google dla firm.

Narzędzia przeznaczone do pomiaru i zarządzania czasem pracy:

• Toggl – jest rodzajem platformy, która służy do rejestracji zadań i pomiaru czasu ich wykonania,

• Clickmeeting – bardzo intuicyjna platforma do webinarów.

Wirtualne dyski przeznaczone do przechowywania danych i korzystania z nich wspólnie:

• Google Drive – umożliwia przesyłanie plików dużego rozmiaru i przeglądanie treści bezpośrednio w chmurze,

• One Drive – usługa wbudowana w system Windows, która nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania.

Narzędzia do komunikacji poprzez kanały wideo, audio lub tekst:

• Slack – możliwość komunikowania się za pomocą czatów przydzielonych do poszczególnych osób. Można go zintegrować z innymi aplikacjami,

• Skype – popularny komunikator wideo, coraz częściej wykorzystywany do nauki i pracy,

• MS Teams – ułatwia nie tylko komunikację, ale też udostępnianie plików. Dostęp do niego jest możliwy również za pomocą przeglądarki, bez instalacji narzędzia np. przez klientów.

Jakie błędy popełnia się w trakcie wdrażania tych technologii?

Samo zastosowanie programów wspierających pracę zdalną w zakresie jej efektywności nie jest wystarczające. Konieczne jest przeprowadzenie tego w sposób, który będzie prosty i łatwy w odbiorze dla pracowników. Nie powinno się więc wprowadzać dwóch aplikacji naraz. Zespół musi być odpowiednio przeszkolony po to, aby był w stanie wykorzystać wszystkie możliwości nowej technologii. Oczywiście, musi być też ona właściwie dobrana do potrzeb, które sygnalizują pracownicy w danej firmie. Tylko to zagwarantuje wykorzystanie ich pełnego potencjału.